Cliborの定型文が多くなった場合の便利な探し方

Cliborの定型文が多くなった場合の便利な探し方

はじめに

Cliborの定型文はグループ分けが可能ですが、データ数やグループ数が多くなるといちいち探すのが大変になります。

Cliborの定型文グループは一階層のみ登録できます。
ただ使う人によっては、更に深い階層を登録したいというユーザもいらっしゃると思います。
しかし階層が深くなればなる程、今度は目的の定型文を探すのが大変になっていきます。

そこで、Cliborの定型文の検索機能を活用し、定型文が多くなっても簡単に探せるようにしてみましょう。

定型文の検索を活用

ここでは定型文のメモを検索し、定型文を簡単に探してみます。
まずは検索ボックスを有効にします。(通常の定型文検索でも構いません)
今回は、定型文タブを開いている場合に定型文を検索するようにし、更にメモを前方一致で検索します。

これで準備はOKです。

例えば登録したい定型文は以下のようなイメージだとします。(あえて階層化のような例)
■定型文グループ、・定型文、()の中はメモ、[]はグループイメージ
メモに「11」とか「121」など同じグループに同じ数字を指定しているのがポイントです。

■グループ1[1]

■挨拶[1-1]

こんにちは(11 挨拶1)

おはよう御座います(11 挨拶2)

■メール[1-2]

■上司[1-2-1]

aaaaa11111@gmail.xxxxxxx(121 上司Aさん)

aaaaa22222@gmail.xxxxxxx(121 上司Bさん)

■お客様[1-2-2]

bbbb11111@gmail.xxxxxxx(122 Aさん)

bbbb22222@gmail.xxxxxxx(122 Bさん)

■グループ2[2]

■顔文字[2-1]

■笑い[2-1-1]

(*^-^*)(211 笑い1)

(≧∇≦)(211 笑い2)

■泣き[2-1-2]

(ノД`)・゜・。(212 泣き1)

(´A`。)グスン(212 泣き1)

一括の登録には定型文のCSV出力・取込が便利です。

以下のようなCSVになりました。今回、グループは1つにしました。

以下のように登録ができました。

実際に定型文を検索してみましょう。
11と検索すると「挨拶」、122と検索すると「メール – お客様」が表示されます。

さいごに

つまりメモを検索に有効活用すると、定型文を探すのがとても速くなります。

メモにはタグのように、「挨拶」などの文字列を入れてもいいかもしれませんね。検索の仕方はアイディア次第かと思います。
定型文の階層化の要望が多いですが、このように検索を使用することにより、瞬時に定型文を探すことができます。
定型文のデータ数が多い方は是非ご活用してみてはいかがでしょうか。

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